Pentru cadre
Evidența personalului și gestionarea documentelor
„1C: Salariu și managementul personalului 8” oferă departamentului de cadre o gamă largă de opțiuni pentru gestionarea evidenței personalului:
- înregistrarea angajaților cu care se încheie contracte de muncă pe durată determinată sau nedeterminată, inclusiv pentru munca la distanță și sezonieră;
- înregistrarea angajării și emiterea ordinelor de angajare pentru un angajat sau un grup de angajați, transferul către alt post, încetarea raportului de muncă;
- modificarea condițiilor contractului și emiterea ordinelor de transfer pentru un angajat sau un grup de angajați.
Programul automatizează gestionarea documentelor de personal, inclusiv completarea formularelor tipărite: contracte de muncă, angajări, transferuri de post, încetări ale raportului de muncă și contracte civile. Șabloanele formularelor pot fi editate pentru a crea documente tipărite personalizate.
Bazându-ne pe datele de evidență a mișcărilor, se pot obține: liste actuale ale angajaților la o anumită dată cu un set de date configurabil la alegere, date despre mișcarea angajaților pentru o perioadă aleasă, informații statistice despre numărul de angajați din diverse categorii, numărul mediu și mediu-listat al angajaților. Aceste informații permit analizarea dinamicii de personal a companiei și a subdiviziunilor separate (numărul de transferuri, concedieri), urmărirea schimbărilor în componența personalului, identificarea în timp util a problemelor în gestionarea personalului.
Structura companiei
Evidența se realizează atât în funcție de structura juridică, cât și managerială (organizațională) a companiei, indiferent de complexitatea acesteia.
Evidența individualizată
„1С: Salariul și managementul personalului” stochează toate informațiile esențiale despre angajați pentru evidența personalului, calculul salariilor, a impozitului pe venit și a contribuțiilor de asigurări:
- date personale (nume, data nașterii, gen etc.) și date de identificare (date din pașaport);
- codul fiscal și numărul asigurărilor sociale;
- informații de contact (telefoane, e-mail, e.t.c.);
- informații privind cetățenia, asigurarea și statutul fiscal, date privind scutirile fiscale;
- informații privind dizabilitatea;
- informații privind statutul de pensionare;
- informații privind educația;
- informații privind istoricul angajărilor anterioare;
- informații cu privire la diferitele durate de serviciu ale angajatului;
- componența familiei;
- informații despre evidența militară;
- informații despre premii, diplome și titluri academice.
În program se pot crea date și informații suplimentare (de exemplu, înălțime, greutate, mărimea hainelor etc.), și se pot atașa fotografii ale angajaților, copii scanate ale oricăror documente, de exemplu, CV-uri.
Consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal
Funcționalitatea „1С: Salariul și managementul personalului 8” permite respectarea cerințelor Legii R.M. nr. 133 din 08.07.2011 „Despre protecția datelor personale”. În program este implementată posibilitatea de a înregistra o serie de evenimente, în special accesul și refuzul de acces la datele personale, anonimizarea datelor în absența consimțământului angajatului pentru prelucrarea datelor sale personale.
Perioada de probă
Informațiile operative de la „1С: Salariul și managementul personalului 8” ajută la monitorizarea perioadei de probă, de diferite durate, pentru noii angajați. În caz de boală, absență sau neprezentare a noului angajat, perioada de probă va fi automat prelungită.
Organigrama
Organigrama în program este reprezentată ca o listă de poziții.
Regimul de aprobare a organigramei prin documente speciale permite păstrarea istoricului modificărilor. Aceasta oferă posibilitatea de a obține organigrama pentru orice dată din trecut și de a analiza organigrama neaprobată (planificată).
În program se poate stabili controlul documentelor de personal pentru a verifica conformitatea lor cu organigrama sau se poate renunța la acesta.
Denumirea postului se formează automat conform schemei „Post, grad (categorie)/departament”, dar poate fi modificată sau completată în orice mod.
Poziția din organigramă este caracterizată de condițiile de muncă și salarizare.
Atunci când descrieți condițiile de muncă pentru un post, puteți specifica:
- dreptul la concediu care decurge din postul respectiv;
- clasa de condiții de muncă (în conformitate cu rezultatele evaluării speciale);
- descrierea textuală arbitrară a condițiilor de muncă;
- programul de lucru specific acestui post.
Din fișa poziției din organigramă se poate accesa lista angajaților care ocupă acea poziție. La începutul lucrului, organigrama se poate completa ușor pe baza repartizării actuale a angajaților.
Gestionarea organigramei în programul „1С: Salariul și managementul personalului” permite:
- angajarea și transferarea angajaților, generând automat lista indemnizațiilor și a cuantumului acestora în conformitate cu funcția aleasă în departamentul selectat;
- rezervarea pozițiilor din organigramă pentru un angajat;
- în scop informativ, păstrarea datelor despre specializările pe care trebuie să le aibă angajatul pentru a ocupa o anumită funcție;
- la întocmirea ordinelor de personal, verificarea conformității acestora cu organigrama;
- efectuarea unei analize privind conformitatea dintre repartizarea actuală a personalului și organigrama;
- pe lângă funcție, descrierea locului de muncă prin rangul (categoria) acelei funcții;
- pentru un departament, stabilirea dacă este format sau desființat, pentru o funcție – dacă este inclusă în organigramă sau deja exclusă. acest lucru permite vizualizarea doar a departamentelor și funcțiilor relevante în listele corespunzătoare;
- să formeze pentru tipărire formularul unificat „State de personal”, rapoarte „Respectarea și analiza organigramei”, „Dispunerea organigramă”, „Ocuparea organigramei” și alte formulare tipărite.
Evidența timpului de lucru și a absențelor
„1С: Salariul și managementul personalului” asigură evidența timpului de lucru al angajatului. Aceste date sunt utilizate pentru întocmirea documentelor necesare evidenței personalului și pentru analiza ulterioară a statisticilor legate de timpul și motivele absenței angajatului de la locul de muncă, precum și pentru calculul și plățile corespunzătoare timpului efectiv lucrat.
Programul oferă posibilități de creare și configurare a diverselor programe de lucru ale angajaților: săptămână de lucru de cinci zile, șase zile, ture; evidență cumulată; timp de lucru parțial și altele.
Pentru completarea programelor de lucru se folosesc calendarele de producție reglementate la nivel republican sau regional. Se pot crea atât programe tipice, cât și programe individuale pentru anumiți angajați.
Abaterile de la programul de lucru sunt înregistrate prin documente de personal (concediu, concediu pentru îngrijirea copilului, certificat medical, delegație, absență nemotivată, zile libere, absență din alte motive) și prin ore suplimentare (lucrul în zile de weekend și sărbători, ore suplimentare). Toate tipurile de absențe sunt calculate automat și luate în considerare la completarea pontajului.
La înregistrarea orelor suplimentare, a muncii peste program și a muncii în weekend și în sărbători, există opțiunea de a alege metoda de compensare: zile libere sau plată majorată. Zilele libere pot fi înregistrate printr-un ordin separat sau adăugate la concediu. Soldurile de zile libere și de concedii sunt luate în considerare.
Pe baza programului și a documentelor privind orele lucrate peste normă și timpul nelucrat, se calculează salariul (indemnizațiile legate de timp) și se completează pontajul.
Programul permite analizarea cauzelor pierderii timpului de lucru și obținerea informațiilor despre numărul de angajați care au lipsit din diverse motive într-o anumită perioadă (de exemplu, câți angajați sunt în concediu, în delegație etc.).
Programul ține evidența diferitelor stadii: generale, pentru vechime în muncă, pedagogice, „nocive” și altele.
Evidența concediilor
„1С: Salariul și managementul personalului” susține evidența drepturilor la concedii și calcularea soldurilor concediilor oferite angajaților în conformitate cu legislația R.M., contractele colective și de muncă. Programul include evidența drepturilor la concediile anuale de bază (implicit 28 de zile calendaristice) și la cele suplimentare. Pentru anumite categorii de angajați (persoane sub 18 ani, angajați ai instituțiilor de învățământ etc.) concediul de bază este prelungit, iar programul permite stabilirea oricărei durate. Aceasta se poate face atât pentru poziția din organigramă, cât și pentru fiecare angajat în parte.
„1С: Salariul și managementul personalului” menține evidența soldurilor pentru concediile anuale de bază și cele suplimentare. Calculul soldurilor concediilor nefolosite se face pe baza drepturilor la concedii și a concediilor efectiv utilizate. Rezultatele calculului pentru orice angajat pot fi afișate ca un raport la orice dată. În program se poate nu doar crea un program al concediilor, ci și înregistra din documentul „Program” concediile efective și amânările acestora.
„1С: Salariul și managementul personalului” oferă posibilitatea de a crea liste de concedii: pe departamente și funcții; pentru grupuri de angajați, cum ar fi echipa de conducere. Este disponibilă și analiza respectării programului de concedii.
În „1С: Salariul și managementul personalului”, împreună cu indemnizația de concediu, se poate calcula și salariul pentru zilele din luna precedentă concediului, precum și ajutorul material pentru concediu. Plata indemnizației de concediu în „1С: Salariul și managementul personalului” poate fi efectuată împreună cu salariul, avansul sau în perioada dintre calcule.
Diagrama concediilor
Diagrama concediilor este un instrument pentru personalul HR, conducători și angajați.
Aceasta arată vizual (prin secțiuni colorate diferit) cererile de concediu ale angajaților, aprobarea acestora, programele de concedii, transferurile și utilizarea efectivă a acestor zile.
Este deosebit de utilă pentru planificare, mai ales în cazul companiilor unde concediile angajaților nu trebuie să se suprapună sau în perioadele când acordarea concediilor nu este permisă.
De asemenea, diagrama ajută la monitorizarea cererilor de concediu depuse de angajați, aprobarea acestora și evidențiază discrepanțele între planificare și realizare.
Lanțuri de documente de personal
Lanțurile de documente de personal legate între ele ajută specialistul pe cadre să organizeze înlocuirea unui angajat în perioada absenței sale, printr-o interfață unică, permițându-i să vadă clar cine pe cine înlocuiește și, de asemenea, să finalizeze în timp util contractul de muncă temporar, cumulul de funcții etc., când angajatul se întoarce după o absență îndelungată.
Exemplu de lanț de documente legate între ele
Înregistrarea absențelor
Managerii de departament vor putea să înregistreze rapid în „1С: Salariul și managementul personalului” absențele subordonaților lor, fie că sunt de întreaga zi sau doar de câteva ore, și să controleze oportun timpul de procesare a ordinelor de personal și calculul drepturilor pentru angajați.
Pe baza acestor înregistrări, un utilizator cu drepturi de personal poate crea automat documente de personal.
Programul va verifica suprapunerea diferitelor tipuri de absențe și nu va înregistra date contradictorii.
Evidența statutelor documentelor de personal
În „1С: Salariul și managementul personalului” se poate înregistra starea documentelor de personal originale, pentru a vedea care documente au fost trimise angajaților pentru semnare, care au fost returnate și care nu au fost încă tipărite.
Starea originalului poate fi specificată manual, iar o parte este atribuită automat. De exemplu, la tipărirea ordinelor de personal și trimiterea acestora către angajați, programul va marca starea originalului ca tipărit și trimis, respectiv.
Lista stărilor predefinite este deja prezentă în program și poate fi utilizată sau extinsă pentru a se potrivi proceselor de trimitere și primire a documentelor de personal.
Evidența militară
„1С: Salariul și managementul personalului” permite:
- să țină evidența tuturor categoriilor de angajați care sunt supuși evidenței militare, aflați în rezervă, înregistrați în evidența militară specială, rezervați pentru autoritățile de stat, administrația locală sau organizații pe durata mobilizării, stării de urgență sau în timp de război;
- să genereze rapoarte pentru instituțiile militare, notificări despre angajarea cetățenilor care sunt supuși evidenței militare, fișe de informații despre schimbări, cereri de rezervare, fișe de evidență ale organizației etc.;
- să furnizeze informații despre posturile care aparțin diferitelor categorii de personal militar în timpul pregătirii informațiilor despre numărul de cetățeni angajați și rezervați.
Asigurarea medicală voluntară
Din ce în ce mai mulți angajatori asigură angajații și membrii familiilor acestora prin programe de asigurare medicală voluntară.
Locul de muncă al specialistului care se ocupă de asigurările angajaților în „1С: Salariul și managementul personalului” permite atașarea rapidă a noilor angajați și detașarea celor concediați, generând și trimițând automat o scrisoare către compania de asigurări cu lista angajaților.
Companiile pot reține parțial sau integral suma primei de asigurare de la angajați, programul calculând automat reținerile pe o bază regulată la calculul salariilor.
Raportarea permite analiza cheltuielilor planificate și reale până la nivel de angajat, numărul de zile de asigurare planificate și reale, și calculul precis al perioadei incomplete de asigurare pentru angajații nou-angajați sau cei concediați.
