Структура компании

Учет в разрезе не только юридической, но и управленческой (организационной) структуры компании любой сложности.

Персонифицированный учет

«1С: Зарплата и управление персоналом» хранит всю основную информацию о сотрудниках, необходимую для кадровой работы, расчета зарплаты, подоходного налога и страховых взносов:

• личные данные о сотруднике (ФИО, дата рождения, пол и др.) и данные удостоверения личности (паспортные данные);
• фискальный код и номер социального страхования;
• контактная информация (телефоны, адреса электронной почты и др.);
• сведения о гражданстве, страховом и налоговом статусе, данные о налоговых освобождениях;
• сведения об инвалидности;
• сведения о пенсионном статусе;
• информацию об образовании;
• сведения о предыдущей трудовой деятельности;
• сведения о различных стажах сотрудника;
• состав семьи;
• сведения воинского учета;
• сведения о наградах, ученых степенях и званиях.

В программе можно создавать дополнительные реквизиты и сведения (например, рост, вес, размер одежды и др.), а также прилагать фотографию сотрудника, сканированные копии любых документов, например, резюме.

Согласие на обработку персональных данных

Функциональность «1С: Зарплаты и управления персоналом 8» позволяет обеспечить требования Закона РМ №133 от 08.07.2011 «О защите персональных данных». В программе реализована возможность регистрации ряда событий, в частности, доступа и отказа в доступе к персональным данным, обезличивания данных при отсутствии сотрудника согласия на обработку его персональных данных.

Испытательный срок

Оперативная информация «1С: Зарплаты и управления персоналом 8» поможет контролировать прохождение новыми сотрудниками испытательного срока различной продолжительности. В случае болезни, отсутствия или прогула новичка испытательный срок будет автоматически продлен.

Штатное расписание

Штатное расписание в программе представляется в виде списка позиций.

Режим утверждения штатного расписания специальными документами позволяет хранить историю его изменения. Это дает возможность получить штатное расписание на любую прошедшую дату и анализировать неутвержденное (плановое) штатное расписание.

В программе можно установить контроль кадровых документов на предмет их соответствия штатному расписанию или отказаться от него.

Наименование позиции формируется автоматически по схеме «Должность, разряд (категория)/Подразделение», но может быть изменено или дополнено произвольным образом.

Позицию штатного расписания характеризуют условия труда и его оплаты.

При описании условий труда для позиции можно указать:

• право на отпуск, возникающее при работе на этой позиции;
• класс условий труда (по результатам спецоценки);
• произвольное текстовое описание условий работы;
• график работы, характерный для этой позиции.

Из карточки позиции штатного расписания можно перейти к списку сотрудников, которые ее занимают. Начиная работу, легко заполнить штатное расписание по текущей расстановке сотрудников.

Ведение штатного расписания в программе «1С: Зарплата и управление персоналом» позволяет:

• принимать и переводить сотрудников, автоматически формируя список начислений и их размер в соответствии с выбранной должностью в выбранном подразделении;
• бронировать позиции штатного расписания за сотрудником;
• в информационных целях хранить сведения о специальностях, которыми должен владеть сотрудник для замещения той или иной должности;
• при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;
• проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;
• помимо должности описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;
• для подразделения определять, сформировано оно или расформировано, для должности — включена она в штатное расписание или уже исключена. Это позволяет видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;
• сформировать для печати унифицированную форму «State de personal», отчеты «Соблюдение и анализ штатного расписания», «Штатная расстановка», «Занятость штатного расписания» и другие печатные формы.

Учет рабочего времени и отсутствий

«1С: Зарплата и управление персоналом» обеспечивает учет рабочего времени сотрудника. Эти данные используются для оформления необходимых документов кадрового учета и для последующего анализа статистики времени и причин отсутствия сотрудника на рабочем месте, для начислений и выплат в соответствии с фактически отработанным временем.

Программа предоставляет возможности для создания и настройки разнообразных графиков работы сотрудников: пятидневка, шестидневка, сменный; суммированный учет; неполное рабочее время и другие.

Для заполнения графиков работы используются регламентированный республиканский или региональные производственные календари. Можно создавать типовые и индивидуальные графики работы конкретных сотрудников.

Отклонения от графика работы регистрируются кадровыми документами (отпуск, отпуск по уходу за ребенком, больничный лист, командировка, прогул, отгул, отсутствие по прочим причинам) и переработок (работа в выходные и праздничные дни, работа сверхурочно). Все виды неявок исчисляются автоматически и учитываются при заполнении табеля учета рабочего времени.

При регистрации сверхурочной работы, переработок и работы в выходные и праздники есть возможность выбрать способ компенсации: отгул или повышенная оплата. Отгул можно зарегистрировать отдельным приказом или присоединить к отпуску. Остатки отгулов и отпусков учитываются.

На основании графика и документов об отработанном сверх нормы и неотработанном времени производится расчет зарплаты (начислений, зависящих от времени) и формируется табель учета рабочего времени.

Программа позволяет анализировать причины потерь рабочего времени, получать информацию о количестве работников, отсутствовавших по различным причинам за определенный период (например, данные о том, сколько работников находится в отпуске, сколько в командировке и т. п.).

В программе ведется учет стажей: общего, за выслугу лет, педагогического, «вредного» и других.

Учет отпусков

«1С: Зарплата и управление персоналом» поддерживает ведение учета прав на отпуска и расчет остатков отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством РМ, коллективными и трудовыми договорами. Реализован учет прав на ежегодные основные (по умолчанию — 28 календарных дней) и дополнительные отпуска. Для отдельных категорий сотрудников (лица моложе 18 лет, работники образовательных учреждений и др.) основной отпуск удлинен, и программа позволяет установить его любую продолжительность. Сделать это можно как для позиции штатного расписания, так и для каждого сотрудника.

«1С: Зарплата и управление персоналом» поддерживает ведение учета остатков ежегодных основных и дополнительных отпусков. Расчет остатков неиспользованных отпусков производится на основании учтенных прав работников на отпуска и использованных отпусков. Результаты расчета по любому работнику могут быть выведены в виде справки на любую дату. В программе можно не только сформировать график отпусков, но и оформлять из документа «График» фактические отпуска и их переносы.

«1С: Зарплата и управление персоналом» предоставляет возможность формировать списки отпусков: в разрезе подразделений и должностей; по группе сотрудников, например по руководящему составу. Доступен анализ исполнения графика отпусков.

В «1С: Зарплате и управлении персоналом» вместе с отпускными можно начислить и зарплату за дни месяца, предшествующие отпуску, а также материальную помощь к отпуску. Выплачивать отпускные в «1С: Зарплате и управлении персоналом» можно вместе с заработной платой, с авансом или в межрасчетный период.

Диаграмма отпусков

Диаграмма отпусков — это инструмент для кадровиков, руководителей и сотрудников.

Она наглядно (разными цветовыми отрезками) показывает заявки сотрудников на отпуск, их согласование, графики отпусков, их переносы и фактическое использование этих дней.

Это особенно удобно при планировании, если в компании есть сотрудники, отпуска которых не должны пересекаться или периоды, когда нельзя предоставлять отпуска.

Также диаграмма поможет контролировать поданные сотрудниками заявки, их согласование, покажет расхождение плана и факта отпусков.

Цепочки кадровых документов

Цепочки связанных кадровых документов помогут кадровику «в одном окне» оформить замещение на период отсутствия сотрудника, наглядно видеть, кто и кого замещает, а также своевременно прекратить срочный трудовой договор, совмещение и т. п., когда сотрудник вернется из длительного отсутствия.

Пример цепочки связанных документов

Регистрация отсутствий

Руководители подразделений смогут оперативно регистрировать в «1С: Зарплата и управление персоналом» отсутствия своих подчиненных целодневные или продолжительностью несколько часов, и контролировать своевременность оформления кадровых приказов и начислений сотрудникам.

В дальнейшем на основании данных записей пользователь с правами Кадровика может создать автоматически кадровые документы.

Программа проконтролирует наложение разных отсутствий, и не запишет противоречивые данные.

Учет статусов кадровых документов

В «1С: Зарплата и управление персоналом» можно регистрировать состояние оригиналов кадровых документов для того чтобы видеть, какие документы отправлены сотрудникам на подпись, какие вернулись, а какие еще не распечатаны.

Указать состояние оригинала можно вручную, а часть присваивается автоматически. Например, при печати кадровых приказов и рассылке их сотрудникам — программа поставит состояние оригинала распечатан и отправлен соответственно.

Список настроенных состояний уже присутствует в программе, можно использовать его или расширить его в соответствии с необходимыми процессами отправки и получения кадровых документов.

Воинский учет

«1С: Зарплата и управление персоналом» позволяет:

• вести учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету, пребывающих в запасе, стоящих на специальном воинском учете, забронированных за органами государственной власти, местного самоуправления или организациями на период мобилизации, военного положения или на военное время;
• формировать отчеты для военных учреждений, извещения о приеме на работу граждан, подлежащих воинскому учету, листки сообщений об изменениях, ходатайства о бронировании, карточку учета организации и так далее;
• указывать сведения по должностям, относящимся к различным составам военнослужащих при подготовке сведений о численности работающих и забронированных граждан.

Добровольное медицинское страхование

Все больше работодателей страхует своих работников и членов их семей по программам добровольного медицинского страхования.

Рабочее место специалиста, занимающегося страхованием сотрудников в «1С: Зарплата и управление персоналом», позволит оперативно прикрепить новых сотрудников, открепить уволенных, автоматически сформировать и отправить в страховую компанию письмо со списком сотрудников.

Компании смогут удерживать частично или полностью сумму страховой премии с сотрудников, программа автоматически рассчитает удержание на регулярной основе при начислении заработной платы.

Отчетность позволит анализировать плановые и фактические затраты вплоть до сотрудника, количество плановых и фактических дней страхования, точный расчет неполного периода страхования вновь принятых или уволенных.